Het besluitvormingsproces |

Bijna iedereen kent het wel: in een meeting is met veel moeite een besluit genomen maar al snel wordt het besluit teruggedraaid, het verdwijnt in de la of de uitvoering verzandt halverwege. Niet zelden heeft dat te maken met de kwaliteit van de besluitvorming. In een tweeluik beschrijf ik twee punten die van belang zijn bij het ontwerpen van een bijeenkomst waarin je een excellent besluit wilt nemen:

  1. Hoe doorloop je het proces van besluitvorming?
  2. Wie betrek je bij de besluitvorming en nodig je uit voor je meeting?

In dit eerste deel lees je handvatten voor het ontwerp en proces van besluitvorming in de vergadering. Ik gebruik een 7-stapsproces en richt mij op stap 1 tot en met 5 (tot en met het nemen van het besluit). De laatste twee stappen, uitvoeren en evalueren, bewaar ik voor later.

Stap 1: Omschrijf het te nemen besluit

Start met het duidelijk omschrijven van het te nemen besluit, de beschikbare opties en de doelen die je wilt bereiken voordat je je bijeenkomst gaat organiseren. Ook bepaal je welke vorm van besluitvorming je gaat hanteren (zie stap 5). Om heldere verwachtingen te scheppen maak je deze vorm aan het begin van de bijeenkomst duidelijk. Je kunt overwegen om in deze stap je criteria voor het te nemen besluit te bepalen maar je kunt dit ook met de deelnemers in het besluitvormingsproces doen.

Stap 2: Bepaal de deelnemers

In de volgende stap bepaal je wie de spelers zijn bij het nemen van het besluit en bij de uitvoering van het besluit. Dit zijn de mensen die je uitnodigt voor je bijeenkomst en die je betrekt bij de besluitvorming. Voor de kwaliteit van de besluitvorming en voor de acceptatie van het besluit is deze stap van ongelooflijk groot belang. Om tot een goede lijst te komen gebruiken we de Power/Interest-matrix. Meer over het belang van deze stap en hoe je de matrix gebruikt lees je in deel twee van dit tweeluik.

Stap 3: Verzamelen van ideeën en informatie

In deze stap heb je alle deelnemers in de zaal. De deelnemers starten de bijeenkomst met het toelichten van hun rol en positie in het besluitvormingsproces. In stap 3 onderzoek je zowel het besluit dat genomen moet worden als de opties waaruit gekozen kan worden en bepaal je eventueel (als je dat niet in stap 1 hebt gedaan) de criteria waaraan het besluit moet voldoen. Ook is hier ruimte om deelnemers alternatieven toe te laten voegen aan de al voorhanden opties.

Je scheidt het verzamelen van informatie van ideeën en start met feitelijke informatieverzameling. De centrale vraag is: “welke informatie is voorhanden bij de verschillende alternatieven?” Je kunt dit structureren door bijvoorbeeld mensen in themagroepjes in te delen op basis van kennis of functie. Belangrijk is dat de informatie die de subgroepjes verzamelen daarna met de gehele groep wordt gedeeld.

Daarna is het tijd voor ideeënverzameling. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van de volgende vragen:

  • Wat komt er per alternatief in je op? Gevoelens? Gedachten? Ideeën?
  • Wat kun je toevoegen of veranderen aan een alternatief waardoor het in jouw ogen waardevol wordt?
  • Wat zijn mogelijk extra alternatieven?

Ik start een dergelijke werkvorm vaak individueel, dan kunnen meer introverte mensen hun ideeën vrijer laten stromen. Op basis van alle input van de deelnemers stelt de groep de definitieve alternatieven vast waaruit gekozen kan worden en worden ze concreet gemaakt.

Stap 4: Onderzoeken van alternatieven

In deze stap worden alle consequenties per alternatief geïnventariseerd. Wat zijn de consequenties? Voor- en nadelen? Zet de alternatieven af tegen de criteria die in stap 1 geformuleerd zijn. Zorg voor ruimte voor feiten, meningen en emoties; alle drie zijn belangrijk bij besluitvorming. Bij complexe besluiten is vaak meer tijd, informatie en onderzoek nodig, deskresearch of veldwerk. Dan besluit je gezamenlijk in deze fase wat nodig is en wie wat gaat doen voor de informatieverzameling. In dat geval wordt stap 4 in een volgende sessie verder opgepakt, met tenminste dezelfde aanwezigen. Bij meer eenvoudige besluiten kan stap 4 in één sessie gezet worden.

Conflict in stap 4?

Tijdens het bespreken van de voor- en nadelen per alternatief is het belangrijk aandacht te besteden aan alle gezichtspunten, meningen en zorgen van de deelnemers. Wees niet bang voor tegengestelde belangen en mogelijk conflict, daar is nu ruimte voor. Ik zie dat juist als één van de meest wezenlijke onderdelen van een excellent besluitvormingsproces en uiteindelijk voor een brede acceptatie van het besluit. Vaak is het voor een buitenstaander makkelijker om het hanteren van het conflict te faciliteren.

Stap 5: Het besluit

Als alle voors en tegens en consequenties van de alternatieven op een rij zijn gezet wordt het besluit genomen. Raadzaam is het om elk alternatief op een flip-over in de zaal te hebben staan, zodat er overzicht is. Het hangt van het gekozen soort besluitvorming af hoe je de beslissing neemt. Voor besluitvorming in groepen onderscheiden wij drie vormen:

  • Raadplegend besluit: Eén persoon, meestal de eindverantwoordelijke, neemt het besluit op basis van alle informatie die in de bijeenkomst verzameld is. Voor de acceptatie van het besluit is het belangrijk dat deze persoon zijn keuze beargumenteert en laat zien dat hij/zij de kennis en input van de groep gebruikt heeft.
  • Gezamenlijk besluit: Iedere deelnemer wordt uitgenodigd zijn standpunt ten aanzien van elk alternatief naar buiten te brengen. Het alternatief met de meeste voorstanders of het alternatief met de minste tegenstanders wordt gekozen.
  • Expertisebesluit: Het alternatief dat het meest voldoet aan de criteria, met de meeste zwaarwegende ‘voors’ en minste ‘tegens’, wordt gekozen.

Mijn ervaring is dat een expertisebesluit het meest en breedst gedragen wordt en uiteindelijk bij uitvoering op de minste weerstand in de organisatie stuit. Maar welke vorm je ook kiest, bij de besluitvorming in een groep is het proces transparant geweest en het besluit is genomen met de kennis die aanwezig is in de groep (en, als het goed is, in de organisatie). Onderschat ook niet het belang van het betrekken van de juiste mensen bij de besluitvorming. Daarover vind je meer in <dit artikel>.

Wil je meer weten over hoe je het besluitvormingsproces in goede banen leidt, hoe je een programma ontwerpt of kun je hulp gebruiken bij het faciliteren? Neem dan contact met op: info@brinkresults.nl of bel 06-512 73 902.

Paulien Stuurop