Hoe bepaal je de deelnemers aan je besluitvorming? |

Iedereen kent het wel: in de meeting is met veel moeite een besluit genomen maar al snel wordt het teruggedraaid, het verdwijnt in de la of de uitvoering verzandt halverwege. In een tweeluik beschrijven we twee belangrijke factoren voor het nemen van besluiten die geaccepteerd worden en waar mensen zich aan committeren. In deel één hebben we het besluitvormingsproces besproken. In dit tweede deel geven we handvatten voor het antwoord op de vraag ‘wie betrek je bij de besluitvorming en nodig je uit voor je meeting?’

Excellente besluitvorming is niet mogelijk als de juiste mensen niet aanwezig en betrokken zijn. Want wat heb je aan een besluit dat je snel en makkelijk in een klein groepje neemt maar dat vervolgens door niemand opgepakt en uitgevoerd, laat staan geaccepteerd, wordt? Of wat de volgende dag al getorpedeerd wordt door bijvoorbeeld de CEO, omdat zijn of haar belangen niet meegenomen zijn?

Om die reden besteed ik veel aandacht aan de lijst van genodigden voor de sessie, samen met de opdrachtgever. Een van de modellen die hierbij goed van pas komt is de Power/Interest-matrix. Met behulp van deze matrix breng je in kaart wie belang heeft bij jouw besluit en wie macht en/of invloed heeft op jouw besluit.

  1. Mensen met weinig belang en weinig macht/invloed

Dit is een groep mensen die niet betrokken is bij het besluit. Je zorgt ervoor dat ze geïnformeerd worden. Ook is het verstandig om zelf vinger aan de pols te houden in deze groep – om te weten of er informatie of ontwikkelingen zijn die van belang kunnen zijn voor jouw besluit. Ook kunnen in deze groep inhoudsexperts zitten wiens expertise nodig is voor de kwaliteit van het besluit.

  1. Mensen met weinig macht/invloed maar veel belang

Dit kunnen bijvoorbeeld mensen zijn op de werkvloer die te maken krijgen met jouw besluit en het moeten gaan uitvoeren. Bijvoorbeeld een nieuwe manier van werken. Het is belangrijk deze mensen met hun kennis, ervaring en inzichten van de werkvloer te betrekken en uit te nodigen voor je bijeenkomst. Het verhoogt de betrokkenheid en kwaliteit van de besluitvorming. Als dit een grote groep mensen is nodig je een vertegenwoordiging uit.

  1. Mensen met veel macht/invloed maar weinig belang

Deze mensen hebben of krijgen misschien niet veel met je besluit te maken maar omdat ze invloedrijk zijn is het verstandig te kijken hoe de hazen lopen en deze mensen te betrekken. Vaak zijn hier experts bij die je om advies kunt vragen en die je kunt uitnodigen om als expert mee te denken in jouw meeting.

  1. Mensen met veel macht/invloed en veel belang

Deze mensen hebben topprioriteit en moeten uitgenodigd worden op de bijeenkomst. Zij zijn vaak de beslissers en moeten een rol krijgen in het besluitvormingsproces. Ze zijn nodig voor de acceptatie van de beslissing en zijn ook degenen die tijdens de bijeenkomst beslissingen kunnen nemen en zaken kunnen regelen die voor de uitvoering en acceptatie van het besluit noodzakelijk zijn.

Als je de matrix hebt ingevuld bekijk dan wat voor coalities er zijn. Wie speelt wie de bal toe en spelen vaak onder één hoedje? Naar wie wordt geluisterd? Misschien verandert dit je matrix wel en heeft dit invloed op je lijst van deelnemers. Heb je de lijst klaar? Nodig de deelnemers uit en informeer hen goed over het doel van de bijeenkomst, het belang van hun aanwezigheid en rol of positie die ze in het besluitvormingsproces innemen. Zorg ervoor dat iedereen die voor jouw besluit van belang is, deelneemt aan de bijeenkomst waarin de besluitvorming plaatsvindt. Soms moet je daar wat meer tijd in investeren of al je overtuigingskracht uit de kast halen. De moeite die je neemt betaalt zich later dubbel en dwars terug en is het meer dan waard!

Kun je deskundige hulp gebruiken bij het ontwerpen en faciliteren van je bijeenkomst? Kijk dan eens bij ons aanbod of prijzen.

Paulien Stuurop